会社の取引には、さまざまな資金の支払いがあります。
商品の購入代金の支払い、経費の支払い、給与の支払い、税金の支払い等。
その他まだ確定していない取引の支払いもあれば、社員が立て替えて支払ってくれた経費を戻す支払いもあります。

仮払金、前渡金、立替金など、取引の状況によって科目を使い分けて仕訳を行っていますが、今回は「立替金」についてみていきましょう。

まずは、会社が誰かの代わりに払った「立替金」のポイントです。
誰かの代わりに支払っているので、もちろん経費にはなりません。
それよりもお金が出ていったからには、必ず回収することが重要です。

「とりあえず、私がまとめて支払っておくね」

個人的にもこういう場面に遭遇しませんか? 
立替えているにもかかわらず、返してもらうのを躊躇することはありませんか?これでは大切なお金がなくなっていきかねません。

会社の大切なお金ですから、きちんと請求しましょう。
売掛金を請求するように、いつまでに入金いただけるのかを確認しましょう。
そして金額が少額でも現金出納帳に必ず記載します。記載することにより「立替金」という勘定科目に金額が残り、忘れてしまうことを防げます。

或いは買掛金など支払うお金と相殺することを提案することも、回収方法の一つです。

取引先だけでなく、立替金が社長や社員への立替の場合も同様です。
立替えたお金を返してもらえなければ、「貸付金」となってしまう場合もあるからです。
社長への貸付金は、金融機関から決算書を見たときの大きなマイナスです。

会社で出た利益・資金を社長へ渡しているわけですから、社長への印象が悪くなるのは当然ですね。

一方、会社のために社長や社員が立て替えて経費を支払うケースもよくあります。
会社から見ると「立替金」ではなく「未払金」の処理になります。
会社のために経費を立替えたとき、社員はきちんと請求することが多いのですが、社長は自分のお金と会社のお金を混同して、つい忘れがちです。

これもお金が無くなっていく大きな原因です。社長も社員と同様、きちんと立替経費を請求しましょう。

立替経費を請求するときに便利な帳簿が「立替経費精算書」です。
立替えた月日、支払先、支払内容、支払金額を記入して、会社に立て替えたお金を請求します。
この帳簿に書くことにより、現金出納帳への細かな記載が不要になります。

特に会社のお金と個人のお金が混同してしまいがちな経営者には、現金出納帳も要らず、経費の計上漏れもなく、立替えたお金がきちんと戻ってくるというこの帳簿は、とても優れものです。
ご自分の財布から経費を支払うことが多く、現金出納帳をつけられない経営者さん、是非一度お使いになってはいかがでしょう?

投稿者プロフィール

菱刈 満里子
菱刈 満里子
大学卒業後、大手証券会社、文部科学省研究室秘書等を経験後SMC税理士法人に入社。
会計・税務業務に13年間携わった後、経営計画を中心とした未来経営に軸足を移す。
のべ150社以上の経営計画を作成、経営支援を行っている。