会計事務所の基本的な業務は①月次試算表 ②決算申告 ③年末調整 ④確定申告の4つです。どの業務も毎月あるいは毎年、繰り返し行われる業務ばかりなので標準化するのに最も向いている業務です。ところが、月次試算表、決算書・申告書、年末調整、確定申告書のいずれもスタッフのAさんが作ったもの、Bさんが作ったものどちらも外観は同じで共に正しいように見えます。ところが外見が同じでも中身をチェックするとAさんの品質は高く、Bさんの品質が低いというのはよくありますよね。では何故、このように品質に差が生じるのでしょうか。それはそれぞれの業務の資料を作成する方法が人によって全く違うからです。言い換えれば、個人の力量に任せて自由勝手に作成していると言っても過言ではありません。皆さんの事務所では誰が業務を行っても同じ結果が出るような仕組み作りはされていますか?やはり、売上1億円以上を目指す会計事務所であれば、誰がやっても一定の品質が担保できる業務の標準化の仕組み作りが必要です。

ところが「内職先生」「お山の大将先生」は仕組み作りをせず、個人の力量に頼ったまま改善をしないので「内職先生」「お山の大将先生」はそれ以上成長しないのです。殆どの事務所では個人の力量に頼っているので社員毎で業務の進め方も結果の品質もばらついているのではないでしょうか。しかし、これでは売上1億円に到達することは不可能ですね。もし万が一売上1億円を超えてもとんでもないクレームや問題が生じることになります。早いうちに業務の標準化をして誰もが同じ手順で行うことができ、そして結果として成果物の品質も一定になるような取り組みをしていく必要があります。ところがこれがとても難しいのです。でも、SMCグループではこの難しい課題に長年に亘って取り組んできました。

SMCグループでは業務の標準化4点セットを用意しています。①お客様カルテ ②作業手順書 ③マニュアル ④チェックリストの4点です。
まずはお客様カルテです。お客様カルテはお客様の住所・代表者・連絡先・資本金・各種届出書類などの基本的事項を記入すると共にお客様特有の処理や特徴などを記入します。SMCグループの社員の誰が見てもお客様の基本的事項や特徴が一目でわかります。
続いて、作業手順書です。作業手順書は月次試算表・決算申告・年末調整・確定申告のそれぞれに作成しています。手順書はフローチャート式になっており、各業務の資料回収から最後、納品して報告に至るまでの流れが記載されています。従って、各業務を行う場合、この手順書を見れば、何から手を付けて順番に何をやれば良いのかが一目瞭然でわかります。

しかし、手順書は流れだけが記載されていますので実際に業務を実行しようとすると知識がなければできません。そこで、作業手順書にある作業に対してマニュアルを作成しています。例えば、申告書の入力であれば入力マニュアルがあります。納品する資料を作成する場合には製本マニュアルなどがあります。基本的には手順書に基づいて、マニュアル通りに作業をすれば業務は円滑に進み、成果物が出来上がります。

ところが手順書に基づいてマニュアル通り作成しても、この成果物の品質を担保するものがありません。マニュアル通り作成したつもりでもどこかでミスや漏れがあるかもしれません。そこで、チェックリストを使って、ミスや漏れがないように品質を担保します。

以上の通り、お客様カルテ・作業手順書・マニュアル・チェックリストの4点セットを使用すれば、業務の標準化と品質の担保は出来ます。しかし、最初から完璧なものは出来ないので、定期的に見直しをしてブラッシュアップをしていく必要があります。

さて、次回は「常に新たな挑戦を続けること」をお伝えしますね。