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いろいろなエクセルだらけで経理が混乱する

2020年01月05日

  • 経理

みなさんのパソコンの中には、エクセルやワードで作成した多くのファイルがあると思います。そのファイル、いつ作成したものですか? 欲しいファイルは直ぐに取り出せますか? 特定の人のPCのデスクトップにありませんか? 最新のファイルはどれですか?
そんなお悩みを解決できるかもしれません。

1.各自が持っているファイルを棚卸しする。

仕事をしていると、日々多くの資料を作ります。それを避けることはできません。
先ずは全社で使用する資料、閲覧する資料を棚卸ししてみましょう。
家で言えば断捨離です。あまり使っていない資料は、一旦思い切って捨ててみることです。
 例)FAX用紙、顧客名簿、会議資料、経費精算書、営業ヒアリングシート、就業規則、契約書等

2.大分類、中分類、小分類に分ける。

 家の中でも置き場所を作りますよね? 書類も所定の場所を作ってあげるようにします。
 例)大分類:営業、顧客情報、総務、経理、会議
   中分類:(大分類:会議)社内会議、外部会議
   小分類:(大分類:会議、中分類:社内会議)営業会議、全体報告会

3.共有できるシステムにする。

全社で見ることができるように、社内ネットワークで共有のフォルダを作成しましょう。最近ではクラウドを利用して、外からでも社内資料を閲覧することができるような企業も増えています。
また「共有」を設定してエクセルに同時にデータを入れたり、スプレッドシートを利用して進捗管理等を同時に行ったりもできます。ここは専門家の知恵を借りて、自社に適したシステムにしましょう。

4.新規、更新、削除のルールを作る。


せっかく作った書類も、知らない間に書き換えられていたり、なくなったり、新たな書類が追加されたりするケースも多いでしょう。これでは以前と同じように書類が煩雑になっていってしまいます。わが社もここが一番大変でした。新しい書類を追加するとき、書類を変更するとき、書類を削除するときのルールを定め、一定の人しか触れないようにすることで解決できました。

5.管理者を決める。

誰でも触れるようだと、やはりまた最新の正しい書類かどうかが分からなくなってしまいます。書類管理の責任者を決めることです。責任者が作成、承認するのではなく、登録の管理だけです。
各自が作成した書類を、経営責任者等が承認し、書類管理者が登録する、というルールにします。

6.定期的に見直す。

上記のように整えても、うまくいくとは限りません。半年に一度、定期的に書類を見直すようにします。できれば外部のチェックを入れられるといいでしょう。自社ではどうしても甘くなりがちです。

いかがでしたか。面倒に思われた経営者の方、あなたの会社はずっと書類を探し続けることになるでしょう。
今のままでよいか、探す時間を削減できるよう書類を整えるか。いずれも経営責任者の経営判断にかかっていますよ?

PROFILE

菱刈 満里子

菱刈 満里子

大学卒業後、大手証券会社、文部科学省研究室秘書等を経験後SMC税理士法人に入社。 会計・税務業務に13年間携わった後、経営計画を中心とした未来経営に軸足を移す。 のべ150社以上の経営計画を作成、経営支援を行っている。

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