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昔からの経理スタイルをやめられない

2020年02月23日

  • 経理

みなさんの会社は誰が帳簿をつけていらっしゃいますか。
最近はクラウド会計も登場し、預金出納帳をつけなくても通帳から読み取ってくれるようになりました。会計処理も帳簿もどんどん進化していっています。ところが・・・。

一方で納品書や請求書、仕入台帳や売上台帳、給与明細も事務員さんが手書きで書いていらっしゃる会社も多い。
気の毒なのは「振替伝票」まで作っている方もいます。
勘定科目をゴム印で貸方借方に押印しながら取引を書き込んでいく振替伝票は、実は昔の会計事務所のためのもの。

経営にとって必要な帳簿ではなくなっています。

手書きが悪いわけではありません。PCが苦手な方にとっては、かえって楽なツールなのだと思います。重要なのはそこに「無駄な時間」が発生していないかということです。

経理における無駄な時間を考えてみましょう。

たとえば売上を電卓で集計していたり、毎回同じ取引先名を手書きしたり、納品書を集めてPCに入力し直して請求書を作ったり、過去の数字を見たくて倉庫に片付けた書類をひっくり返したり・・・等です。考えただけで無駄な時間ですよね。

先ずはこうした無駄な作業を洗い出してみることです。その中に効率化できるものがないかを抽出してみましょう。
その後は経理改善が得意な人の知恵を借ります。通常は会計事務所です。

早速上記の改善を「エクセルだけ」でしてみましょう。
売上を電卓で集計するのは時間がかかるし、集計ミスもあります。エクセルで売上一覧を作ればカンタンに集計できます。同時に入金管理もできます。
顧客一覧表をエクセルで整えましょう。アイウエオ順にして検索しやすくします。また関数等を使えば、この一覧表から「取引先名だけを別のエクセルシートで利用する」、というようなこともできます。

納品書をエクセルで入力しておけば、後で取引先や日付等を抽出して請求書の金額にまとめることも簡単です。取引先名や商品名を入力しなくても、データから選べるようにすることもできます。
エクセルデータとして保存した数字であれば、倉庫を探さなくてもPCの前で探せます。この場合PCの中のデータを探す時間も無駄ですので、きちんとルール化して探す時間も省きます。

エクセルに慣れていない人は整えるのは難しいかもしれません。エクセルが得意な会計事務所や若い社員に頼ってみましょう。
またコラムの中でお伝えしておりますが、なるべく銀行口座を通すのも有効です。通帳を通すメリットは、手書きの帳簿が要らなくなること、そしてクラウド会計で読み取って貰えることが大きいでしょう。

一気にIT化する必要はありません。無駄な時間を使っている作業から始めてみませんか。

PROFILE

菱刈 満里子

菱刈 満里子

大学卒業後、大手証券会社、文部科学省研究室秘書等を経験後SMC税理士法人に入社。 会計・税務業務に13年間携わった後、経営計画を中心とした未来経営に軸足を移す。 のべ150社以上の経営計画を作成、経営支援を行っている。

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