帳簿の付け方の基本。税務調査で疑われない為に現金出納帳をつけましょう

帳簿の付け方の基本。税務調査で疑われない為に現金出納帳をつけましょう

皆さん、現金出納帳をつけていますか。
また、なぜ現金出納帳をつけないといけないかご存知でしょうか。
領収書は全部取ってあるから帳簿なんてなくても大丈夫!と安心していませんか。

現金出納帳をつけていないと・・・、
・経費が漏れてしまう
・使いすぎてしまう
・税務調査で疑われてしまう
という問題が発生します。

経費が漏れてしまう

領収書を取ってあっても、手元の現金の残高を合わせていなければ、「漏れていない」と言い切ることが出来ません。なぜなら領収書のない経費や、領収書を無くしてしまった経費があるかもしれないからです。合わせるものがなければ、漏れていない経費も分かりません。

使いすぎてしまう

無駄遣いをしているつもりがなくても、1か月でいくらの接待交際費を使ったのか、備品をいくら購入したのかを、具体的に数字で見られないと、何故お金が無くなったのか、何に使ったのかが分かりません。使わなくてもいい経費を使っていたり、節約できた光熱費があったりしても、判断をする数字がないのです。


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税務調査で疑われてしまう

税務調査の際に根拠となる資料が整っていないと、経費として認めて貰えないことがあります。経費とならなければ、払わなくてもいい税金を支払うことにもなります。
売上代金が漏れていれば、重加算税という追徴課税も発生することにもなりかねません。

現金出納帳はたくさんの領収書を元に記載していきます。その多くの領収書を月ごとにノート等に綺麗に貼って、見やすくしておくことをお勧めします。税務調査の際、何の支出なのかを聞かれた場合でも、すぐに対応することができます。
また現金出納帳などの帳簿や領収書などの書類は、保存期間も決められています。一定の期間、きちんと保存しておいてください。

続いて、よくある質問を見ていきましょう。

Q:現金出納帳はエクセルじゃないといけないの?


A:現金出納帳は、エクセルでも手書きでも会計ソフトでもなんでも構いません。
①領収書を保存している ②手元の現金と出納帳の残高があっている という2つが出来ていれば、どのような形態でも構いません。

Q:切符や自動販売機、ご祝儀や香典などの領収書がでない出金があった場合はどうしたら良いの?

A:ICカードのチャージや新幹線などは領収書が出ますが、バスや電車・地下鉄などは券売機によっては領収書の発行が出来ないこともあります。また自動販売機やご祝儀香典などの慶弔費も、領収書を発行できません。このような場合は「出金伝票」を使いましょう。出金伝票には、日時・目的・内容・金額を具体的に記録しておきます。出金伝票は領収書の代わりとなりますので、領収書と同様に保存をしておいてください。また慶弔費については、招待状や案内状などもあわせて保管しておくと良いでしょう。
 入金についても同様に、領収書が発行できない入金があった場合は、入金伝票を作成して下さい。

Q:領収書とレシート、どちらが必要ですか。

A:まずは領収書とレシートに記載事項を見ていきましょう。
領収書には、「年月日」「宛名」「金額」「発行元」「適用、品物名」が載っています。
レシートには、「年月日」「金額」「発行元」「適用、品物名」が載っています。
レシートには宛名の記載がありませんが、取引内容はレシートの方が具体的に載っています。領収書は宛名の記載がありますが、宛名が「上様」だったり、適用、品物名についても「品代」といったように、省略されてしまうこともあります。
 領収書とレシートについては記載内容が異なりますが、同様に扱ってもほとんど問題ありません。

○昔のレシート・領収書が出てきた場合はどうしたら良いの?


本来は領収書の日付の月に計上するものですから、月末には経費精算をきちんとしましょう。それでもこうしたケースはありますので、事業年度中であれば、精算して現金出納帳に記載します。経費の精算は同年度中が原則です。

○インターネット通販で購入した場合はどうしたらよいの?

インターネット通販で購入し品物が届いた際、品物と一緒に領収書が入っていれば問題ありませんが、時々入っていない場合もあります。そんなときは、取引内容確認のメールや取引画面をプリントアウトしたものが、領収書代わりとなります。大手のインターネット通販サイトですとウェブ上で領収書の発行ができますので、そちらをプリントアウトして保管して下さい。
品物が届いた際に納品書が入っていますが、それは領収書の代わりになりません。納品書は品物を収めたという証拠書類であり、金銭を受領しましたという証拠書類ではないからです。

○クレジットカードの明細は証拠書類になりますか?

結論から言うと、クレジットカードの明細に「資産または役務の内容」が記載されていないため、証拠書類にはなりません。しかしクレジットカードを利用した際に発行される利用明細に記載されている事項は、法律に定められている要件を満たしているので証拠書類として認められます。ですから、クレジットカードで決済した際に発行されるご利用明細等を保管しておきましょう。

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