決算が終わっても帳簿書類は必要です。会社法や税法で保存期間が定められています。 | SMC税理士法人

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決算が終わっても帳簿書類は必要です。会社法や税法で保存期間が定められています。

2018年10月13日

  • 経理

皆さんの会社では、溜まってきた会社の帳簿書類をどうされていますか。
会計事務所へ提出し、その帳簿を元に決算書や申告書を作成してもらい、頂いた総勘定元帳にはすべての取引が記載されていますので、帳簿としての役割は終わったように思いますね。

ところが、もう使わないように思えるこれらの帳簿、会社法や税法で保存期間が定められているのです。
ちょっと覚えておいてくださいね。

1.帳簿書類等の保存期間

税法では、帳簿書類は申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
電子データとしての記録も同様に7年間です。
(尚、欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、欠損金の生じた事業年度の帳簿書類の保存期間は9年間に延長されました)
「帳簿」とは総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など、この帳簿シリーズの記事でもよく登場する帳簿です。

一方「書類」とは、棚卸表、貸借対対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などです。

2.帳簿書類の保存方法

帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則です。
電子データの保存については、一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CDなどに記録した電子データのままで保存することができます。

なお、電子データによる保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。(国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書)

上記は税法による保存期間ですが、同じ書類でも税法では7年間、会社法では10年間と、保存期間が異なることがあります。
そのような場合は保存期間が長いものに合わせておきましょう。

下記にカンタンにまとめてみました。

いずれにしても、書類が多くなって保存に困っても、会社法や税法等に則って保管することが必要です。
言い換えれば、保存期間を経過すれば廃棄できるので、年度ごとに書類をまとめ、廃棄しやすいように保管することをお勧めします。

なぜ保存しなければならないのか、次回は保存しておかないことによるデメリットをお伝えしましょう。

PROFILE

菱刈 満里子

菱刈 満里子

大学卒業後、大手証券会社、文部科学省研究室秘書等を経験後SMC税理士法人に入社。 会計・税務業務に13年間携わった後、経営計画を中心とした未来経営に軸足を移す。 のべ150社以上の経営計画を作成、経営支援を行っている。

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