0120-459-964 営業時間:9:00~18:00【土、日、祝日除く】

売掛管理表と買掛金管理表の付け方

売掛管理表と買掛金管理表の付け方

投稿日:2018年09月15日

更新日:2022年11月11日

帳簿・決算書はこちら

この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。

売上げただけではお金は入ってきません。
入金されて初めて会社のキャッシュとなります。
ところがこの当たり前のことが出来ていない会社が少なくありません。

また、見えないサービスに対する対価を請求しにくかったり、見えない相手に対する支払いの請求をしなかったりと、こうした例は数多くあります。
これを回避することが出来るのが、売上と入金の管理をする帳簿、すなわち売掛管理表なのです。

取引先が少ないうちは管理する数が限られていますので、入金の有無は直ぐに分かります。ところが、30件を超えたあたりから、「あれ?あの会社から入金されていたっけ?」という状態が増えてきます。
特に社長がお1人で営業も集金もしている会社だと、どうしても「売上を上げる」ことに尽力しがち。

更に「ネット販売で後払い」という取引だと、管理しきれなくなっている会社が実際にありました。

売掛管理表をきちんとつけている会社、或いは請求のシステムがきちんとなされている会社は、先月末で入金されていない取引先、今月入金された取引先、今月売上があった取引先、そして未入金を合わせた請求をしなければならない取引先が、一覧で分かるようになっています。
もちろん未入金の取引先が分かるだけではなく、請求することが大事なのは言うまでもありません。

早速、この売掛管理表のポイントを見ていきましょう。

①前月の売掛残高

上記山田商店は、前月に123,000円の売掛残高があります。
今月はこの売掛金を集金することが、会社の重要な役割です。
おそらく前月に請求書をお送りしているわけですから、当月に入金がなされなければ、きちんと連絡をして入金してもらうことです。

これがポイント!

在庫を管理する帳簿「棚卸表」「在庫管理表」の付け方

②当月の入金状況

入金は現金だけでなく、さまざまな入金方法で処理されます。
例えば山田商店は振込手数料を差し引かれて入金されていますので、その処理も必要です。また「売上値引き」「手形入金」「小切手入金」「支払と相殺」という処理もあるかもしれません。

これを売掛管理表に記載することです。

そして鈴木工務店のように、請求金額より少ない金額しか入金されなかった場合は、きちんとその取引先に連絡することです。
もちろん多すぎたときも然り。
請求金額と違う入金であれば確認をする、これも重要なポイントです!

③当月の売上

売上げたら請求する、請求したら入金を確認する。
これが会社の取引です。
したがって、当月の売上をきちんと請求すること。

請求金額が間違っていたら信用に関わりますので、当月の売上金額を確認する、これが当月売上のポイントです。

個人事業の超カンタンな帳簿

④当月の売掛残高

おそらく一番大切なポイントがこれです。
当月の売掛金の残高を知らない経営者が多すぎます。
そして売掛金の残高が正しいのかどうかを知らない方も多い。

前月の売掛金で入金されていない取引先はないか、ここで直ぐに分かります。
当月の入金と売上をしっかり見て、未入金先にきちんと連絡してください。

売掛金は請求しなければどんどん後回しにされてしまうものです。
しつこく請求して、正しい取引の対価をいただく、すなわちキャッシュを大切にする体質をつけていきましょう。

⑤買掛(未払)金管理表

ここからは、支払うべきものの管理、買掛金や未払金の管理表についてお話しいたしましょう。

売掛金を管理していないと、頂かなくてはならないお金が会社に入ってこない可能性があります。
一方、支払いが滞ると、取引先に対して信用を無くしてしまうことになりかねません。
支払うべきものを期日までにきちんと支払うために「買掛(未払)金管理表」を作成します。

基本的には、物を購入したりサービスを受けたりした場合、そのときに支払うのが原則です。
それを掛けや割賦にしてもらっているのですから、支払を滞らせるわけにはいきません。
貸借対照表の貸方は「危険な順番」に科目が並んでいますが、買掛金や未払金が上位にあるのは、支払をしないと信用に関わる重要な科目だからです。

個人事業の超カンタンな帳簿

⑥買掛(未払)金管理表の作成方法

それでは早速「買掛(未払)金管理表」の作成方法を見ていきましょう。

前月買掛金残高」により経理担当者は、前月から繰り越された買掛金の金額を支払う準備をします。
支払方法も様々ありますので、その支払方法によって記載します。

例えば水野商店は、買掛金108,000円のうち振込手数料864円を先方負担として107,136円振り込んだ処理です。
支払いは振込だけでなく、現金支払い、売掛金との相殺、小切手(現金に記載)、支払手形、裏書手形、あるいは値引き、というように、さまざまな支払方法があります。

これを記載することで、当月の支払合計と支払明細が一覧で分かります。

一方、宮地材料店32,400円は、まだ振り込んでいないことが判明し、早急に支払をしなければいけません。
また、高田産業は当月仕入れた7,500円を当月現金で支払った処理を記載してあります。
このように現金払いの仕入も買掛金管理表に記載すれば、当月の「支払合計」とともに、当月の「仕入合計」も一覧で見ることができる管理表になります。

割賦で支払うことになった未払金はどのように管理すればいいのでしょうか。
リース資産の割賦金や借入金の支払などは、別途管理することをお勧めします。
割賦金や借入金の返済は長期に渡りますので、返済期間や利息、および返済残高の管理なども必要になるからです。

もちろん「資金繰り表」には、当月の買掛金支払とともに、割賦金支払、借入金返済も記載します。
これにより資金のキャッシュアウトを明確にできます。電気料金、地代家賃などの口座引落の分も「資金繰り表」で管理しますが、買掛金管理表に記載することはあまりありません。

また法人税、消費税、源泉所得税、住民税などの税金の支払いは、管理表に記載することなく直ぐに支払います。

⑦買掛金管理表のポイント

  • 前月からの繰越買掛金をチェックする。
  • 買掛金を残すことなく支払い、支払処理を記載する。
  • 当月の仕入を記載する。
  • 来月支払う買掛金を確認する。

この買掛金管理表により、きちんと支払いをし、信用ある取引先となっていきましょう。
キャッシュを大切にする会社は、取引先のキャッシュも大切にしています。

SMC税理士法人では、金融機関OBや税理士をはじめ経験豊富なプロが御社の円滑な 帳簿・決算書作成 をサポートいたします。お電話やお問い合わせフォームから相談可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。

帳簿・決算書はこちら
    経理
アバター画像

このコラムの著者 : 菱刈 満里子

大学卒業後、大手証券会社、文部科学省研究室秘書等を経験後SMC税理士法人に入社。 会計・税務業務に13年間携わった後、経営計画を中心とした未来経営に軸足を移す。 のべ150社以上の経営計画を作成、経営支援を行っている。

無申告はこちら