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事業を始めると、売上や経費、銀行の入出金など、さまざまなお金の動きを記録する必要があります。
「帳簿をきちんとつけなければ」と思っていても、本業が忙しく、経理まで手が回らないという経営者の方も多いのではないでしょうか。
しかし、帳簿は税務申告のためだけに必要なものではありません。会社のお金がどこから入り、どこへ出ていったのかを把握し、経営判断につなげるための重要な資料でもあります。
そこで今回は、忙しい社長でも無理なく続けやすい帳簿管理の方法を紹介します。
ポイントは、次の4つです。
- 必要な帳簿を準備する
- できるだけ手間をかけずに記帳する
- 帳簿と実際の残高を確認する
- 帳簿と証拠書類を整理して保存する
1．必要な帳簿を準備する
帳簿にはさまざまな種類がありますが、すべてを細かく手書きで管理しなければならないわけではありません。
特に、経理担当者を置いていない会社では、日々の取引をできるだけ銀行や会計ソフトに集約することで、経理作業の負担を減らせます。
また、クラウド会計を利用すれば、銀行口座などと連携して取引データを取り込めるサービスもあります。手入力する作業を減らせるため、忙しい経営者にとって便利な方法の一つです。
日々の経理で必要な主な資料には、次のようなものがあります。
| 経理に必要な主な資料 |
管理方法の例 |
| 現金出納帳 |
立替経費精算書などで現金の動きを管理 |
| 預金出納帳 |
銀行口座の入出金明細を利用 |
| 売上・入金管理表 |
売上と入金状況を一覧で管理 |
| 仕入・支払管理表 |
請求書と銀行振込の記録を照合 |
| 給与台帳 |
給与支払明細書などと合わせて管理 |
ただし、帳簿を別の資料で代用できるかどうかは、会社の取引内容や帳簿の目的によって異なります。
「通帳があれば預金出納帳は必要ない」「給与明細があれば給与台帳は不要」と一律に考えるのではなく、必要な記録がきちんと残っているかを確認しましょう。
経理担当者が辞めてしまったら・・・2．現金出納帳は「立替経費精算書」で管理する
経理作業を減らすためには、できるだけ事業上の入出金を銀行口座に集約することをおすすめします。
銀行口座を通せば、入金・支払いの履歴が残るため、現金で一つひとつ管理するよりも取引の確認がしやすくなります。
さらに、インターネットバンキングやクラウド会計を利用すれば、銀行の入出金データを会計ソフトに取り込める場合があります。
銀行口座とクラウド会計を連携しておけば、入出金を一つひとつ手入力する手間を減らせるため、日々の記帳作業を効率化できます。
ただし、クラウド会計にデータを取り込んだからといって、すべての処理が自動的に完了するわけではありません。通帳や銀行明細だけでは「何の入金・出金なのか」が分からないことがあります。
例えば、
- 売上の入金
- 借入金の入金
- 社長からの資金投入
- 事業用口座間の資金移動
- 税金の支払い
- 経費の支払い
などは、金額だけを見ても取引の内容を判断できません。
そのため、銀行の入出金履歴と請求書・領収書・売上管理表などを紐づけておくことが大切です。
3．売上・入金管理表は必ず作る
帳簿管理の中でも、特に重要なのが売上と入金の管理です。
売上が発生しても、すぐにお金が入ってくるとは限りません。
例えば、100万円の仕事を行って請求書を発行したとしても、入金が翌月や翌々月になることがあります。
そのため、
- いつ売上が発生したのか
- いくら請求したのか
- いつ入金される予定なのか
- 実際に入金されたのか
- 未入金の取引先はないか
を確認できるようにしておきましょう。
クラウド会計を利用している場合は、銀行口座と連携して入金明細を取り込み、実際の入金状況を確認することもできます。
ただし、入金明細だけではどの売上に対する入金なのか判断できない場合もあるため、売上・入金管理表や請求書などと照らし合わせて確認しましょう。
「売上がある＝お金がある」ではありません。売上をきちんと回収し、資金繰りにつなげることが大切です。
経理担当者が辞めてしまったら・・・4．仕入・支払いは請求書と振込を照合する
仕入や経費の支払いについては、請求書を受け取っただけで終わりにせず、支払ったかどうかまで確認することが重要です。
請求書が届いたら、
「支払金額はいくらか」
「支払期限はいつか」
「実際に支払ったか」
を確認します。
銀行振込を利用すれば、銀行の入出金履歴と請求書を照合できます。
また、クラウド会計と銀行口座を連携している場合は、振込履歴を取り込み、支払いに関する取引を確認しやすくすることもできます。
ただし、登録されたデータだけで判断せず、請求書などの資料と照らし合わせることが大切です。
特に支払い漏れは、取引先との信用にも関わります。
「請求書は届いているけれど、まだ支払っていなかった」ということがないよう、請求書と支払状況を管理しましょう。
5．給与台帳は給与支払明細書だけで済ませない
給与についても、支払った金額だけでなく、誰に、いつ、いくら支払ったのかを適切に管理する必要があります。
給与支払明細書は従業員への給与内容を確認するための資料ですが、給与台帳とは役割が異なります。
給与台帳は、年末調整や社会保険・労働保険などの手続きでも必要になる重要な資料です。
そのため、「給与明細があるから給与台帳は必要ない」と単純に判断するのではなく、必要な情報を適切に記録・保存しましょう。
経理担当者が辞めてしまったら・・・6．「月1回」でいいので帳簿を確認する
忙しい経営者にとって、毎日帳簿を確認するのは負担になるかもしれません。
そこで、まずは月に一度、帳簿を確認する習慣をつけましょう。
確認するポイントは、例えば次のとおりです。
- 売上の計上漏れはないか
- 入金されていない売上はないか
- 支払い漏れはないか
- 領収書や請求書が残っているか
- 銀行残高と帳簿残高が合っているか
- 現金残高と帳簿残高が合っているか
クラウド会計を利用している場合も、取り込まれたデータをそのままにせず、定期的に内容を確認しましょう。
銀行口座の明細が正しく取り込まれているか、売上や経費の計上漏れがないかなどを確認することで、入力ミスや処理漏れを早めに発見できます。
記帳を後回しにすると、時間が経つほど「この入金は何だったのか」「この支払いは何の経費だったのか」が分からなくなります。
本業が忙しいからこそ、まとめて処理するのではなく、定期的に確認する仕組みを作ることが大切です。
7．帳簿と実際の残高を合わせる
帳簿を作っただけでは十分ではありません。
実際に手元にある現金や銀行口座の残高と、帳簿上の残高が一致しているか確認しましょう。
例えば現金が10万円あるはずなのに、帳簿では12万円になっていた場合、記帳漏れや二重計上などの可能性があります。
売上・入金管理表についても同じです。
「前月からの売掛金はいくらか」
「今月はいくら入金されたか」
「まだ入金されていない取引先はどこか」
を確認することで、売上の回収漏れを防ぎやすくなります。
クラウド会計を利用している場合も、実際の銀行残高と帳簿上の残高が合っているかを確認することが重要です。
帳簿は「作ること」ではなく、「実際のお金の動きと一致させること」が重要です。
経理担当者が辞めてしまったら・・・8．資料は「後から探せる」状態で保存する
帳簿をつけたら、領収書・請求書・契約書などの証拠書類も整理して保存します。
おすすめなのは、例えば、「2026年9月分」というように月ごとにまとめる方法です。
ただし、すべての資料を単純に月別にする必要はありません。
給与関係、税金関係、リース契約、借入金関係など、複数の月・年にわたって使用する資料は、種類ごとにまとめた方が後から確認しやすくなります。
また、現在は電子メールやWebサイトなどを通じて請求書・領収書を受け取るケースも増えています。
電子取引については、電子帳簿保存法に基づき、取引情報を電子データとして保存する必要があります。
「紙でもらった資料」と「メールなどで受け取った電子データ」は、同じ感覚で保存せず、それぞれ適切な方法で管理しましょう。
9．帳簿の保存期間にも注意する
帳簿や請求書、領収書などは、作成したらすぐに処分してよいわけではありません。
法人の場合、帳簿や取引に関して作成・受領した書類は、原則として7年間保存する必要があります。なお、一定の欠損金が生じた事業年度などでは10年間保存が必要となる場合があります。
個人事業主についても、帳簿や書類には保存期間が定められています。青色申告の場合、仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳などの帳簿は原則7年間保存します。
そのため、「とりあえず1年分だけ残して、古いものは捨てる」という管理は避けましょう。
保存期間や保存方法は、法人・個人事業主、書類の種類、税務上の状況などによって異なるため、自社に必要な期間を確認しておくことが大切です。
多治見市で創業したら必要な税務署・県・市への届出一覧10．経理を無理なく続ける仕組みを作る
帳簿管理を続けるためには、経営者がすべての経理作業を自分で抱え込まないことも大切です。
銀行口座とクラウド会計を連携する、経費精算のルールを決める、請求書や領収書の保存方法を統一するなど、できるだけ手作業を減らせる仕組みを作りましょう。
また、経理の処理方法や帳簿の付け方に不安がある場合は、税理士などの専門家に相談する方法もあります。
経理は「時間があるときにまとめてやる」のではなく、日々の作業を簡単にし、定期的に確認できる仕組みを作ることが重要です。
本業に集中するためにも、自社に合った方法で経理の負担を減らしていきましょう。
まとめ
帳簿付けというと、「毎日細かく数字を入力しなければならない」と考えてしまうかもしれません。
しかし、忙しい経営者だからこそ、できるだけ手間を減らしながら、お金の流れを正確に把握できる仕組みを作ることが重要です。
ポイントは、
- 事業用の入出金をできるだけ銀行に集約する
- 売上と入金をきちんと管理する
- 請求書と支払いを照合する
- 立替経費は精算書と領収書をセットで管理する
- 定期的に帳簿と実際の残高を確認する
- 帳簿と証拠書類を後から探せる状態で保存する
ことです。
また、銀行口座とクラウド会計を連携するなど、便利なツールを活用して手入力の作業を減らすことも、帳簿を無理なく続けるための方法の一つです。
ただし、クラウド会計を利用していても、取り込まれたデータが正しいか、実際の残高と帳簿が一致しているかなどを定期的に確認することが大切です。
帳簿は、税務署に提出するためだけのものではありません。
会社のお金が今どうなっているのかを知り、これからの経営を考えるための重要な資料です。
忙しいからこそ、完璧な帳簿を一度に作ろうとするのではなく、クラウド会計なども上手に活用しながら、無理なく続けられる仕組みを作っていきましょう。
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