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「クラウド会計を導入すれば、税理士に頼まなくても経理ができるのでは？」
freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計を検討している経営者の中には、このように考える方もいるでしょう。
実際、クラウド会計をうまく活用すれば、銀行明細やクレジットカード明細の入力など、これまで人が行っていた作業を大幅に減らせる可能性があります。
一方で、クラウド会計が自動化できる「経理作業」と、税理士などの専門家による確認が必要になる「税務判断」は同じではありません。
重要なのは、すべてを税理士に任せることでも、すべてを自社で行うことでもなく、クラウド会計・自社・税理士の役割分担を決めることです。
クラウド会計を導入すると経理はどう変わる？
クラウド会計の大きな特徴は、銀行口座やクレジットカードなどと連携して取引データを取り込めることです。
従来の経理では、
「通帳を見る→金額を確認する→日付を入力する→勘定科目を選択する」
という作業を一件ずつ行うケースもありました。
クラウド会計ではデータ連携によって入力作業そのものを減らせます。
さらに一定のルールを設定することで、取引内容に応じた仕訳候補を作成することもできます。
そのため、クラウド会計は単なる「インターネット上で使える会計ソフト」ではなく、経理業務を自動化・効率化するための仕組みとして考えることが重要です。
いまさら聞けない経理に必要な帳簿 創業者編クラウド会計で自計化しやすい業務
自計化とは、税理士事務所などに記帳をすべて任せるのではなく、自社で日々の会計処理を行うことです。
クラウド会計を活用すると、特に次のような業務は自社で行いやすくなります。
- 銀行口座の入出金データの取り込み
- クレジットカード利用明細の取り込み
- 領収書・請求書データの管理
- 定型的な取引の仕訳
- 売掛金・買掛金の管理
- 日々の売上・経費の確認
たとえば、毎月同じ取引先へ支払っている費用であれば、登録ルールを設定することで入力作業を減らせる場合があります。
経理担当者が毎月何時間もかけていた単純入力を減らせれば、その時間を売掛金の管理や資金繰りの確認など、より重要な業務へ振り向けられます。
クラウド会計があっても税理士への確認を検討したい業務
一方、クラウド会計を導入しても、税務上の判断そのものがなくなるわけではありません。
たとえば会社が高額なパソコンや機械を購入した場合、
「購入時に全額を経費にできるのか」
「固定資産として計上するのか」
「何年で減価償却するのか」
などを判断する必要があります。
ほかにも、
- 消費税の課税・非課税・不課税などの判断
- インボイス制度に関する処理
- 固定資産・減価償却の処理
- 決算整理
- 法人税・消費税等の申告
- 税制優遇措置の適用判断
などは、取引内容や会社の状況によって処理が変わることがあります。
自動仕訳で勘定科目が表示されたからといって、必ずしもその会社にとって税務上適切な処理になっているとは限りません。
判断に迷う取引については、税理士等の専門家へ確認することが大切です。
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クラウド会計導入で考えたいのは、「税理士が必要か不要か」という二択ではありません。
おすすめしたい考え方は、
機械が得意な仕事はクラウド会計、自社でできる仕事は経理担当者、専門判断が必要な仕事は税理士
という役割分担です。
たとえば、
- クラウド会計
→ 銀行・カードデータの取得
- 経理担当者
→ 取引内容の確認・証憑管理
- 税理士
→ 税務判断・決算・申告・チェック
という形です。
このように分担すれば、税理士へ領収書を渡して入力してもらうだけの関係から、会社の数字を確認しながら経営や税務について相談する関係へ変えていくこともできます。
クラウド会計導入時に経営者がやるべきこと
クラウド会計を導入するときに重要なのが、最初の業務設計です。
いきなりすべてを自動化するのではなく、
- 現在の経理業務を書き出す
- 不要な作業をなくす
- 自動化できる作業を決める
- 自社で行う業務を決める
- 税理士に確認・依頼する業務を決める
という順番で整理するとよいでしょう。
特に注意したいのが初期設定です。
勘定科目や消費税区分、自動登録ルールなどを誤って設定すると、その後も同じ誤りが繰り返される可能性があります。
導入直後は「どこまで自動化できたか」よりも、正しい経理処理を継続できる仕組みになっているかを優先しましょう。
また、電子取引で受け取った請求書等については電子帳簿保存法への対応も必要です。クラウド会計を導入しただけで、自社のすべての保存方法が自動的に法令要件を満たすとは限りません。
利用するサービスの機能だけでなく、実際の証憑の受領・保存方法まで確認することが重要です。
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たとえば、経理担当者が毎月銀行明細とクレジットカード明細を見ながら、一件ずつ会計ソフトへ入力している会社を考えてみましょう。
クラウド会計へ移行して銀行・カードを連携すれば、取引データを自動的に取り込めるため、手入力を減らせます。
さらに、毎月発生する定型的な取引について登録ルールを整備すれば、経理作業をさらに効率化できる可能性があります。
一方、高額な設備購入や通常とは異なる取引が発生した場合には、自動処理だけに頼らず税務上の取扱いを確認します。
つまり、
日常処理はクラウド会計で効率化し、判断が必要な部分を人が確認する
という運用です。
これが、中小企業がクラウド会計を活用する際の基本的な考え方になります。
まとめ
クラウド会計を導入すると、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携、自動仕訳などによって経理作業を効率化できます。
その結果、これまで税理士事務所へ依頼していた記帳業務の一部を自社で行えるようになる会社もあるでしょう。
ただし、クラウド会計は税務判断そのものを代替するものではありません。
大切なのは「クラウド会計か税理士か」と考えるのではなく、
クラウド会計で自動化する業務、自社で行う業務、税理士へ相談する業務を分けることです。
SMC税理士法人では、クラウド会計の導入だけでなく、現在の経理業務を整理したうえで、会社に合った経理体制づくりを支援しています。
「クラウド会計へ切り替えたいが、何から始めればよいかわからない」「自社でどこまで経理できるのか判断できない」という場合は、導入前に専門家へ相談することも検討してみてください。
