クラウド会計とは？税理士が仕組みやできること、導入のポイントを解説

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「クラウド会計という言葉は聞いたことがあるけれど、一般的な会計ソフトとは何が違うの？」と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。

クラウド会計とは、インターネットを介して利用する会計ソフトのことです。パソコンにソフトをインストールするタイプとは異なり、会計データをクラウド上で管理できるため、インターネット環境があれば場所を問わず利用できます。

また、銀行口座やクレジットカードなどと連携して取引データを取り込めるサービスもあり、経理業務の効率化にもつながります。

一方で、クラウド会計は導入するだけですべての経理業務が自動化されるわけではありません。自社の業務内容に合ったサービスを選び、適切に設定・運用することが重要です。

この記事では、クラウド会計の仕組みや特徴、できること、メリット・デメリットに加え、導入時に確認したいポイントや税理士との連携について、税理士の視点からわかりやすく解説します。

クラウド会計とは？

クラウド会計とは、インターネットを通じて利用する会計ソフトです。

従来の会計ソフトには、パソコンにソフトをインストールして使用するタイプが多くありました。

一方、クラウド会計は、インターネット上のサービスにログインして利用します。会計データもクラウド上で管理されるため、利用するパソコンに会計データを保存しておく必要がありません。

また、クラウド会計には、銀行口座やクレジットカードなどのデータを取り込んだり、複数の利用者で会計データを共有したりできるサービスがあります。

ただし、利用できる機能や連携できるサービスは、会計ソフトによって異なります。導入する際は、自社に必要な機能が備わっているか確認することが大切です。

クラウド会計ソフトと従来の会計ソフトの違い

従来の会計ソフトは、ソフトウェアをパソコンにインストールして使用することから、「インストール型会計ソフト」とも呼ばれています。

一方、クラウド会計ソフトは、インターネットを通じてサービスにログインして利用します。

このように、クラウド会計ソフトと従来の会計ソフトでは、主に「利用方法」「データの管理方法」「利用場所」「アップデート」などに違いがあります。

クラウド会計だから必ずすべての機能が利用できるわけではありません。サービスや料金プランによって対応範囲が異なるため、自社の経理方法に合ったものを選ぶことが重要です。

クラウド会計でできること

クラウド会計には、単に会計データを保存するだけでなく、日々の経理業務を効率化するためのさまざまな機能があります。

銀行口座・クレジットカードと連携

クラウド会計の代表的な機能の一つが、銀行口座やクレジットカードとの連携です。

対応している金融機関などを登録すると、入出金や利用明細のデータを会計ソフトに取り込めるサービスがあります。

手入力する作業を減らせるため、経理担当者の入力負担を軽減できます。

ただし、取り込まれたデータがすべて正しい仕訳になるとは限りません。勘定科目や取引内容を確認し、必要に応じて修正する作業は必要です。

会計データを自動で取り込む

銀行口座やクレジットカードなどと連携することで、取引データを自動的に取り込めるサービスがあります。

さらに、過去の仕訳をもとに勘定科目を推測したり、自動仕訳のルールを設定したりできる場合もあります。

これにより、日々の入力作業を効率化できます。

複数人でデータを共有

クラウド会計では、サービスやプランによって複数の利用者が同じ会計データを確認・入力できます。

経営者、経理担当者、税理士などが同じデータを共有できるため、メールやUSBメモリなどでデータを受け渡す手間を減らせます。

スマートフォンなどから利用

クラウド会計には、スマートフォンやタブレットに対応したサービスもあります。

外出先で取引を確認したり、領収書などの書類を撮影して取り込んだりできる場合があります。

ただし、スマートフォンで利用できる機能はサービスによって異なるため、必要な機能が対応しているか確認しましょう。

クラウド会計のメリット・デメリット

クラウド会計のメリット

クラウド会計には、経理業務を効率化しやすい、場所を問わず利用しやすい、データを共有しやすいといったメリットがあります。

特に銀行口座やクレジットカードとの連携によって入力作業を減らせることは、日々の経理業務を効率化するうえで大きなメリットです。

また、税理士と会計データを共有することで、資料をまとめて受け渡す手間を減らし、会計状況を確認してもらいやすくなるというメリットもあります。

クラウド会計のメリット７選。従来までの会計ソフトでは実現できなかったことができるように。

クラウド会計のデメリット

一方で、クラウド会計には注意点もあります。

例えば、継続的に利用料金が発生すること、インターネット環境が必要なこと、初期設定や自動仕訳の設定に手間がかかる場合があることなどです。

また、税理士によって対応しているクラウド会計サービスが異なるため、現在の顧問税理士に相談せず導入すると、十分なサポートを受けられない可能性があります。

クラウド会計を導入する際は、こうした点も踏まえて、自社の業務や予算に合ったサービスを選ぶことが大切です。

クラウド会計を導入する前にチェックしましょう。クラウド会計、６つのデメリット。

クラウド会計が向いている会社

クラウド会計は、特に次のような会社に向いています。

• 経理業務を効率化したい会社
• 銀行口座やクレジットカードの明細入力を減らしたい会社
• 経営者が外出先から会計データを確認したい会社
• 経理担当者や税理士と会計データを共有したい会社
• テレワークなど、場所にとらわれない経理体制を整えたい会社

ただし、クラウド会計がすべての会社に適しているとは限りません。

現在の経理業務や会社の規模、利用しているシステムなどを踏まえて、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。

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クラウド会計を導入するときのポイント

クラウド会計を選ぶときは、料金だけで判断するのではなく、自社の経理業務に必要な機能や、現在利用しているシステムとの連携などを確認しましょう。

必要な機能

銀行口座・クレジットカードとの連携、請求書、経費精算、給与など、自社で利用したい機能が備わっているか確認します。

すべてのクラウド会計サービスが同じ機能に対応しているわけではないため、現在の経理業務や今後効率化したい業務に必要な機能を整理したうえで比較することが大切です。

他システムとの連携

すでに利用している請求書発行システムや給与システム、経費精算システムなどと連携できるかも確認しましょう。

既存のシステムと連携できれば、データの入力や転記などの作業を減らせる可能性があります。

税理士の対応状況

顧問税理士がいる場合は、検討しているクラウド会計サービスに対応しているか確認しておきましょう。

税理士によって対応しているサービスが異なる場合があるため、導入後のサポートも考慮して選ぶことが大切です。

クラウド会計ソフトの費用

クラウド会計ソフトは、サービスや料金プランによって費用が異なります。

月額または年額の利用料金がかかるサービスが多いため、料金だけでなく、利用できる機能や人数なども含めて比較することが大切です。

クラウド会計ソフトの利用料金

クラウド会計ソフトでは、月額または年額の利用料金が発生するサービスが一般的です。

料金プランによって、利用できる機能やユーザー数、サポート内容などが異なる場合があります。例えば、基本的な会計機能は利用できても、請求書や経費精算などの機能を利用するには上位プランが必要になることもあります。

そのため、単純に月額料金の安さだけで比較するのではなく、自社で必要な機能を利用できるプランかどうかを確認しましょう。

導入時にかかる費用

クラウド会計ソフトの利用料金とは別に、導入時の設定や会計データの移行などに費用がかかる場合があります。

自社で初期設定やデータ移行を行えるサービスもありますが、設定に不安がある場合は、税理士や専門家にサポートを依頼することもできます。

特に、現在利用している会計ソフトから移行する場合は、どのデータを移行できるのか、移行作業を誰が行うのかを事前に確認しておくと安心です。

料金以外のコストも確認する

クラウド会計を導入すると、利用料金だけでなく、初期設定やデータ移行、従業員への操作方法の共有などにも時間や手間がかかる場合があります。

一方で、銀行口座やクレジットカードとの連携によって入力作業を減らせれば、日々の経理業務にかかる時間を削減できる可能性があります。

そのため、クラウド会計を選ぶ際は、料金だけを見るのではなく、導入後にどの程度経理業務を効率化できるのかも含めて検討することが大切です。

クラウド会計を導入する前に準備しておきたいこと

クラウド会計をスムーズに導入するためには、ソフトを契約する前に、現在の経理業務や利用しているシステムなどを整理しておくことが大切です。

特に、現在どのような方法で経理を行っているのか、どの業務を効率化したいのかを明確にしておくと、自社に合ったクラウド会計を選びやすくなります。

現在の経理業務を整理する

まずは、現在の経理業務を整理しましょう。

例えば、仕訳入力や請求書の作成、経費精算、銀行口座の確認など、どのような業務を誰が担当しているのかを確認します。

そのうえで、「手入力を減らしたい」「銀行口座の明細を自動で取り込みたい」など、クラウド会計を導入して効率化したい業務を明確にしておくことが重要です。

現在利用している会計ソフトやシステムを確認する

現在利用している会計ソフトや、請求書発行・給与・経費精算などのシステムも確認しておきましょう。

クラウド会計に移行する場合、現在の会計データを新しいソフトへ移行できるか確認する必要があります。また、現在利用しているシステムと連携できるかによって、導入後の業務効率も変わります。

連携する銀行口座やクレジットカードを整理する

銀行口座やクレジットカードとの連携を利用する場合は、どの口座やカードをクラウド会計に登録するのかを整理しておきます。

法人名義の口座や事業用のクレジットカードだけでなく、複数の口座やカードを利用している場合は、それぞれの利用状況を確認しておくとスムーズです。

利用する人と権限を決める

クラウド会計を複数人で利用する場合は、誰が利用するのかもあらかじめ決めておきましょう。

例えば、経営者、経理担当者、税理士など、利用者によって必要な操作や確認する情報が異なります。サービスによって設定できる権限や利用できる人数も異なるため、導入前に確認しておくことが大切です。

税理士に相談する

クラウド会計の導入を検討している場合は、事前に顧問税理士へ相談することもおすすめです。

税理士によって対応しているクラウド会計サービスや、導入時に受けられるサポートの範囲が異なるためです。

現在の会計ソフトからのデータ移行や初期設定、自動仕訳の設定などについて相談しておくことで、導入後の運用をスムーズに進めやすくなります。

クラウド会計を導入すると、経理業務はどう変わる？

クラウド会計を導入すると、日々の経理業務の一部を効率化できるだけでなく、会計データの共有や確認もしやすくなります。ただし、導入するだけですべての経理業務が自動化されるわけではありません。

入力・確認作業を効率化できる

クラウド会計では、銀行口座やクレジットカードなどと連携することで、取引データを取り込めるサービスがあります。

これまで明細を確認しながら手入力していた作業を減らせるため、経理担当者の入力負担を軽減できます。また、過去の仕訳などをもとに勘定科目を推測したり、自動仕訳のルールを設定したりできるサービスもあります。

定期的に発生する取引を自動化することで、仕訳入力にかかる時間を短縮しやすくなります。

会計データを共有しやすくなる

クラウド会計では、会計データをクラウド上で管理するため、サービスやプランによって複数の利用者が同じデータを確認・入力できます。

例えば、経営者と経理担当者だけでなく、税理士とも会計データを共有できます。これまでメールや記録媒体などで会計データや資料を受け渡していた場合は、こうしたやり取りの負担を減らせるでしょう。

さらに、税理士が会計データを確認しやすくなることで、月々の業績について相談するなど、会計データを経営に活用する機会を増やすことにもつながります。

導入するだけでは経理は効率化しない

クラウド会計には便利な機能がありますが、導入するだけですべての経理業務が自動化されるわけではありません。

例えば、銀行口座から取り込んだ取引データについても、内容が正しいか確認する必要があります。また、自動仕訳のルールを適切に設定しなければ、誤った勘定科目で仕訳される可能性もあります。

そのため、クラウド会計を導入する際は、現在の経理業務を整理したうえで、どの作業を自動化し、どの部分を人が確認するのかを明確にすることが重要です。

自社の業務に合わせて設定や運用方法を整えることで、クラウド会計の機能をより効果的に活用できます。また、導入時の設定や運用について税理士に相談することで、自社に適した使い方を検討しやすくなります。

クラウド会計と税理士の連携で、経営判断を早くする

クラウド会計のメリットは、経理担当者の入力作業を減らすことだけではありません。

会計データを税理士と共有することで、税理士が会社の数字を確認しやすくなります。

例えば、月次で会計データを確認できれば、

• 売上は計画どおりに推移しているか
• 利益は確保できているか
• 経費が増えていないか
• 資金繰りに問題がないか

といった状況を早い段階で確認できます。

決算が終わってから過去の数字を振り返るのではなく、日々の会計データを経営判断に活用することが、クラウド会計の大きな可能性の一つです。

「クラウド会計に対応した税理士」とは？

「クラウド会計に対応した税理士」といっても、対応の範囲は事務所によって異なります。

単にクラウド会計のデータを確認できるだけでなく、

• 導入時の初期設定をサポートする
• 銀行・クレジットカードなどの連携を確認する
• 自動仕訳の設定をサポートする
• 月次で会計データを確認する
• 会計データをもとに経営について相談する

など、さまざまな関わり方があります。

そのため、税理士を選ぶ際には「クラウド会計に対応しているか」だけでなく、導入後にどこまでサポートしてもらえるのかを確認することが重要です。

クラウド会計について税理士に確認したいこと

クラウド会計を導入する際は、ソフトの機能だけでなく、導入後に税理士からどのようなサポートを受けられるのかも確認しておきましょう。

税理士によって対応しているクラウド会計サービスやサポートの範囲は異なります。導入後にどのような形で会計データを確認してもらえるのか、事前に確認しておくと安心です。

例えば、次のような点を確認しておくとよいでしょう。

• 導入後の会計データをどのような頻度で確認してもらえるか
• 自動仕訳の内容を確認・修正してもらえるか
• 月次の業績について相談できるか
• 会計データをもとに経営について相談できるか
• 決算や申告までどのようにサポートしてもらえるか

特に重要なのは、クラウド会計を導入すること自体を目的にせず、導入後にどのように活用するかまで考えておくことです。

例えば、税理士が定期的に会計データを確認し、売上や利益、経費などの状況について相談できれば、決算時だけでなく、日々の経営判断にも会計データを活用しやすくなります。

クラウド会計を選ぶ際は、ソフトの機能や料金だけでなく、税理士から受けられるサポートの内容も含めて検討することが大切です。

SMC税理士法人は主要なクラウド会計ソフトに対応しています

SMC税理士法人では、クラウド会計の導入支援を行い、仕訳の自動化や銀行口座との連携などによる経理業務の効率化をサポートしています。また、クラウド上の会計データを活用し、月次の業績確認や経営判断につなげる支援にも対応しています。

対応しているクラウド会計ソフトは、マネーフォワード、freee、弥生会計Nextです。

また、それぞれのサービスについて、以下の認定を受けています。

• 弥生会計Next：「プラチナ会員」
• マネーフォワード：「プラチナメンバー」
• freee：「5つ星認定アドバイザー」

クラウド会計は、導入すること自体が目的ではありません。自社の業務に合ったサービスを選び、初期設定や自動仕訳などを適切に整えたうえで、会計データを経営に活用していくことが重要です。

SMC税理士法人では、クラウド会計の導入から運用、会計データを活用した経営相談まで、税理士の視点からサポートしています。

まとめ

クラウド会計とは、インターネットを介して利用する会計ソフトです。

銀行口座やクレジットカードとの連携、会計データの共有など、経理業務を効率化するためのさまざまな機能を利用できます。

一方で、クラウド会計を導入するだけですべての経理業務が自動化されるわけではありません。自社の業務に合ったサービスを選び、初期設定や自動仕訳のルールなどを適切に整えることが重要です。

また、税理士と会計データを共有することで、経理業務だけでなく、月次の業績確認や経営判断にも会計データを活用しやすくなります。

クラウド会計の導入を検討する際は、機能や料金だけでなく、自社の経理業務に適しているか、導入後のサポート体制まで確認して選ぶことをおすすめします。

SMC税理士法人では、マネーフォワード、freee、弥生会計Nextに対応し、クラウド会計の導入・運用から会計データを活用した経営相談までサポートしています。クラウド会計の導入や乗り換えを検討している方は、お気軽にご相談ください。

SMC税理士法人では、金融機関OBや税理士をはじめ経験豊富なプロが御社の円滑な 帳簿・決算書作成 をサポートいたします。お電話やお問い合わせフォームから相談可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。